DOC À BORD, UNE APPLICATION GED ADAPTÉE AUX CONTRAINTES DES PROFESSIONNELS SUR LE TERRAIN

La solution mobile de gestion électronique de documents pour SNCF Voyageurs fonctionne en mode hors ligne afin d’être consultable à tout moment, même lorsque le réseau internet n’est pas stable, voire inexistant à bord des trains. Pour cela, l’ensemble des documents nécessaires aux chefs de bord sont téléchargés sur l’appareil mobile.

Afin de mettre à jour le contenu, des synchronisations automatiques sont réalisées lors de chacune des connexions et à chaque modification ou ajout de documents. Des synchronisations manuelles peuvent aussi être réalisées à tout moment.

Doc à Bord intègre la librairie d’authentification utilisée par SNCF Voyageurs sur toutes ses applications mobiles récentes. Les chefs de bord ont ainsi un identifiant unique.

Le porte-documents virtuel Doc à Bord contient de nombreux fichiers volumineux, parfois de plusieurs centaines de pages. La fonctionnalité de recherche interne à l’application est complétée par une fonction de surlignage et de création de signets sur les documents.

UN back-office D’ADMINISTRATION SUR 2 NIVEAUX : PROJET ET ESPACE / NATIONAL ET local

L’application GED Doc à Bord est administrée dans le back-office Phenix Technologies par deux types d’administrateurs : les administrateurs nationaux (niveau projet) et les administrateurs locaux (niveau espaces).

Le plus haut niveau de droits se situe au niveau du projet. Pour Doc à Bord, les administrateurs nationaux bénéficient de l’ensemble des droits d’accès et d’édition au niveau du projet (création de comptes / suppression d’utilisateurs, création de groupes, création d’espaces, gestion des tags etc.) mais également sur l’ensemble des espaces.

Le deuxième niveau de droits se situe au niveau des espaces. Il s’agit pour Doc à Bord des administrateurs locaux qui ont donc des droits d’administration seulement sur un ou plusieurs espaces spécifiques. Ils peuvent alors gérer des groupes, modifier les pages et ajouter des documents relatifs à leur seul espace.

Une arborescence et des configurations illimitées

L’application de documentation Doc à Bord héberge de nombreux documents partagés, stockés dans l’application à l’image d’un « cloud » collaboratif. Chacune des médiathèques possède donc une arborescence personnalisée. Elle peut contenir autant de dossiers et sous-dossiers que nécessaire et peut être éditée à tout moment.

Chaque médiathèque contient différents types de documents : PDF pour la documentation, audio pour les annonces sonores, vidéos et images pour les illustrations.

Pour chaque document, des dates de publication, dé-publication, archivage et suppression peuvent être paramétrées. Les administrateurs peuvent aussi choisir d’activer les accusés de lecture sur les documents PDF. Ces accusés de lecture sont alors centralisés dans un espace de supervision consultable par les administrateurs autorisés.

Des options de restriction de visibilité multiples

Toutes les médiathèques sont partagées avec l’ensemble des espaces selon la règle des “droits indépendants”. Cela signifie que les administrateurs locaux ne peuvent pas modifier ou supprimer les documents ajoutés par les autres administrateurs. Ils n’ont accès qu’aux documents qu’ils ont eux-mêmes ajoutés au back-office.

Chaque document contenu dans les médiathèques est entièrement configurable pour le rendre lisible qu’aux utilisateurs réellement ciblés.

4 niveaux de restriction de visibilité sont applicables :

• au niveau des groupes d’utilisateurs ;
• par sélection de tags ;
• en limitant l’accès à un ou plusieurs espaces individuels ;
• sur un ou plusieurs groupements d’espaces (tous les espaces d’une même activité par exemple).

Ainsi, chaque document n’est visible que par les utilisateurs qui ont le droit de le lire, ou qui ont manifesté un intérêt pour le sujet. Dans le cas contraire, le document n’est pas téléchargé sur le mobile de l’utilisateur. L’espace de stockage est ainsi optimisé.

Enfin, l’ordre des documents peut être choisi par les administrateurs. Doc à Bord a fait le choix d’une organisation manuelle. Les administrateurs choisissent l’ordre exact dans lequel ils souhaitent voir figurer leurs documents sur le mobile des chefs de bord. Les documents pourraient aussi être classés par ordre alphabétique, par type ou par date d’ajout.

L’application GED DOC À BORD tire partie de l’usage professionnel des  smartphones pour améliorer les conditions de travail des chefs de bord

L’application GED Doc à Bord contient un grand nombre d’espaces. L’espace dit “National” est l’espace de référence pour les administrateurs nationaux qui ont à charge de diffuser les documents accessibles à l’ensemble des chefs de bord. Les autres espaces sont gérés par des administrateurs locaux. Ces administrateurs diffusent des documents seulement aux utilisateurs de leur espace.

Cette application mobile native permet de rendre accessible un document à presque 10 000 utilisateurs en quelques secondes. Le gain de temps est évident. L’anticipation pour s’assurer que l’ensemble des chefs de bord auront pris connaissance d’un document avant sa date de mise en application est aussi largement réduite.

Tous les espaces sont accessibles à tous les chefs de bord. Chaque utilisateur choisit son espace par défaut, c’est-à-dire son espace de rattachement principal. En cas de remplacement ou d’un changement temporaire de ligne, le chef de bord peut changer d’espace. Il pourra alors consulter la documentation spécifique à ce nouveau poste.

Les utilisateurs mobiles peuvent également choisir les sujets qu’ils souhaitent suivre, et ceux qui ne les concernent pas directement. Pour cela, ils doivent sélectionner les tags qu’ils activent dans leurs paramètres. Si les documents ont été administrés avec des tags, seuls les documents dont les tags sont actifs sur le mobile des utilisateurs seront téléchargés. Un moyen de limiter l’espace de stockage en personnalisant complètement sa documenthèque en fonction de son poste.

Les chefs de bord peuvent également ajouter des documents en favoris pour les retrouver rapidement dans un onglet dédié.

Un système de notifications à deux niveaux a été pensé pour que les administrateurs puissent cibler seulement les utilisateurs concernés par la notification. Les administrateurs nationaux pourront donc envoyer des notifications depuis le projet à l’ensemble des utilisateurs (ou tout autre type de cible). Les administrateurs locaux ne pourront envoyer des notifications qu’aux utilisateurs de leur espace.

La fonctionnalité de notifications propose plusieurs types d’actions :

• le simple texte ;
• l’ouverture d’une page spécifique ;
• la sélection d’un item (une médiathèque dans le cas de Doc à Bord) ;
• l’affichage d’un document sélectionné.

Les cibles peuvent être des utilisateurs individuels ou un ensemble d’utilisateurs associés par groupes, espaces ou activation de tags.

Toutes les notifications sont ensuite conservées dans un centre de notifications sur le mobile des utilisateurs, et dans un historique de notifications dans le back-office.