Qu’ils soient sur le terrain ou chez eux en télétravail, vos collaborateurs ont besoin d’avoir à portée de main les documents importants de votre société. Grâce au système applicatif de gestion électronique de documents (GED) Phenix Technologies, vos collaborateurs pourront retrouver présentations commerciales, informations RH… directement sur leur smartphone.
Qu’est-ce qu’un gestionnaire électronique de documents ?
Un système de gestion électronique de documents (GED) désigne une technologie permettant de hiérarchiser, de stocker et d’archiver des documents. Un gestionnaire électronique de documents doit avoir les fonctionnalités suivantes :
- Indexation au système et classement
- Recherche et consultation du contenu
- Diffusion et gestion de droits de visibilité
- Archivage
Un système applicatif GED performant et intuitiF
Chez Phenix Technologies, nous avons pris le parti de concevoir un système applicatif natif de gestion documentaire. Une solution performante et facile à paramétrer pour garantir une bonne utilisation. Les fonctionnalités sont les suivantes :
- Organisation et hiérarchisation des dossiers et documents
- Stockage complet des dossiers et documents
- Diffusion des documents aux collaborateurs concernés
- Archivage automatique des documents.
Les administrateurs ont la possibilité d’ajouter des fichiers PDF unitairement ou en masse depuis le back-office. Les documents peuvent être hiérarchisés dans une médiathèque donnée. L’administrateur va pouvoir configurer les options du fichier :
- Titre et description
- Date de publication et d’archivage
- Droit de visibilité
- Tags pour faciliter la recherche
- Activation des accusés de lecture.
Une fois le fichier paramétré, l’administrateur pourra envoyer une notification sur le mobile de ses collaborateurs afin de les inciter à en prendre connaissance.
Les avantages à utiliser le gestionnaire électronique de documents Phenix Technologies :
- Zéro papier : Limitez votre utilisation de documents physiques, leur perte et les coûts associés (envoi postal, archivage, imprimantes, papier, cartouches…).
- Augmentation de la productivité : Consultez vos documents partout et tout le temps grâce à votre application GED mobile.
- Respect de l’environnement : Améliorez votre empreinte écologique en diminuant votre consommation de papier.
Si le document doit être lu, l’administrateur pourra activer les accusés de lecture et pourra visualiser la liste des collaborateurs ayant lu le fichier à n’importe quel moment depuis le back-office.
Dans quels cas utiliser un gestionnaire électronique de documents ?
CAS #1 : Vous êtes commercial terrain et vous souhaitez avoir toutes vos présentations à portée de main ?
Mettez facilement à jour vos documentations depuis notre back-office et partez l’esprit léger rencontrer vos prospects. Vos documents seront visibles sur mobile ou sur tablette et cela même si vous ne captez pas. Vous êtes une PME ou une grande entreprise et vous gérez de nombreux commerciaux terrains ? Aucun problème, un seul administrateur peut s’occuper de tous les documents en y ajoutant des droits de visibilité afin que chaque commercial n’ait que les documents nécessaires. Un gain de temps assuré !
CAS #2 : Vous êtes RH et vous souhaitez pouvoir diffuser les documents légaux à vos collaborateurs sur le terrain ou en télétravail ?
Comptes-rendus de comité d’entreprise, campagnes de communication, documents de prévention ou même annonces d’emplois, vous pourrez organiser et diffuser tous les documents à vos collaborateurs afin qu’ils puissent les consulter sur leur mobile à n’importe quel moment. Vous pourrez même y ajouter vos annonces officielles : arrivée de nouveaux collaborateurs par exemple.
